Aufträge, Kunden, Einsätze und Rechnungen an einem Ort.
Anfragen, Aufträge, Kunden, Anrufe, E-Mails, Einkauf, Lager und Rechnungen in einem System. Du siehst jederzeit, wo jeder Auftrag steht, und dein ganzes Team arbeitet mit denselben Daten, im Büro wie auf der Baustelle.
- Persönliche Vorstellung
- Für deine Branche eingerichtet
- Gehostet in Österreich
Dein Betrieb hat genug Programme.
Kunden in Excel, Mails in Outlook, Rückrufe auf Zetteln, Rechnungen in einem anderen Programm und die Fotos im Handy des Monteurs. Mit kaava hängt das alles zusammen, und du musst nichts mehr zweimal eintippen.
Anfragen kommen per Mail, Telefon und WhatsApp und gehen unter.
Jede Anfrage landet als Auftrag an einem Ort, mit Kunde und Verlauf.
Rückrufe und Termine hängen am Gedächtnis einzelner.
Wiedervorlagen und deine Tagesübersicht erinnern dich, bevor etwas liegen bleibt.
Für die Rechnung tippst du alles noch einmal ab.
Aus dem Auftrag wird mit einem Klick Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung.
Alles, was dein Betrieb braucht. In einem System.
Von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Du nutzt die Module, die du brauchst, und alles greift ineinander.
Kunden und Verkauf
Kunden und Kontakte
Du findest jeden Kunden in Sekunden, mit allen Aufträgen, Mails und Anrufen. Doppelte Einträge führst du mit einem Klick zusammen.
Aufträge
Jeder Auftrag folgt deinem Ablauf, mit Status, Fristen und nächstem Schritt. Nichts bleibt mehr liegen.
Tickets und Service
Serviceanfragen per Mail werden zu Tickets mit Antwortfristen. Deine Kunden bekommen sofort eine Bestätigung.
Partner und Provision
Du siehst, welcher Partner welchen Auftrag gebracht hat, und rechnest Provisionen sauber ab.
Statistik
Du erkennst, woher deine Aufträge kommen, wo sie hängen bleiben und was sie dir bringen. Ohne Export.
Arbeit und Planung
Projektboard
Du planst deine Monteure per Ziehen und siehst sofort, wer frei ist und wer im Urlaub.
Projekte
Große Vorhaben teilst du in Meilensteine und Aufgaben. Alle sehen, was als Nächstes dran ist.
Aufgaben und Wiedervorlagen
Du weißt jeden Morgen, was heute zu tun ist, und vergisst keinen Rückruf mehr.
Zeiterfassung
Deine Mitarbeiter stempeln am Handy. Du siehst Soll und Ist und übernimmst Stunden direkt in die Rechnung.
Kalender und Terminbuchung
Dein Team plant in einem gemeinsamen Kalender. Kunden buchen Termine selbst über deine Buchungsseite.
Berichte und Formulare
Deine Monteure füllen Berichte am Handy aus, mit Fotos und Unterschrift, auch ohne Netz.
Kommunikation
Deine Postfächer laufen in kaava zusammen. Jede Mail landet beim richtigen Kunden und Auftrag.
Telefonie
Bei jedem Anruf siehst du sofort, wer anruft und worum es zuletzt ging. Zurückrufen kannst du mit einem Klick.
Du schreibst mit Kunden über die Firmennummer statt übers Privathandy. Jeder Chat gehört zum passenden Auftrag.
Meetings
Du startest Videogespräche direkt aus dem Termin heraus.
E-Mail-Marketing
Du erreichst deine Kunden mit Newslettern und Aktionen und siehst, wer geöffnet und geklickt hat.
Kundenportal
Deine Kunden sehen ihre Unterlagen und Anfragen online und müssen nicht mehr anrufen.
Warenwirtschaft
Angebote und Rechnungen
Du erstellst Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen in deinem Design, auch als E-Rechnung.
Kalkulation
Du kalkulierst Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM, erfasst das Aufmaß und stellst Teil- und Schlussrechnungen.
Produktkatalog
Du holst die Artikel deiner Großhändler per DATANORM und vergleichst Preise, bevor du bestellst.
Einkauf
Du bestellst direkt beim Großhändler und buchst den Wareneingang gegen die Bestellung.
Lager
Du weißt, was im Lager und in jedem Fahrzeug liegt. Kommissionierung, Inventur und Nachschub laufen mit.
Verträge
Wartungs- und Serviceverträge rechnen sich automatisch ab, Monat für Monat.
Finanzen und Verwaltung
Buchhaltung
Deine Belege buchen sich selbst. Bankabgleich, UVA und Mahnwesen sind dabei, der Export an die Steuerberatung auch.
Dokumente und Dateien
Alle Pläne, Fotos und Unterlagen liegen beim Auftrag. Mit Kunden teilst du sie per Link.
Notizen und Wissen
Das Wissen deines Betriebs steht an einem Ort statt in einzelnen Köpfen.
Rollen und Rechte
Jeder sieht genau das, was er für seine Arbeit braucht.
KI-Assistent
kaava fasst Aufträge zusammen, entwirft Mails und schreibt Gesprächsnotizen. Du gibst frei, was rausgeht.
Keine Anfrage geht mehr verloren.
Ob über deine Website, per Mail, Telefon, WhatsApp oder ein Lead-Portal: Jede Anfrage wird automatisch zum Auftrag, mit Kunde und Ansprechpartner. Du siehst sofort, was neu ist und wer sich kümmert.
- Anfragen aus Website-Formularen und Lead-Portalen kommen direkt in kaava an.
- Bekannte Kunden werden erkannt, statt doppelt angelegt zu werden.
- Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass du schnell antwortest.
Ein Blick, und du weißt, wo der Auftrag steht.
Status, Fristen und der nächste Schritt stehen ganz oben. Darunter findest du alles, was zum Auftrag gehört: Mails, Anrufe, Chats, Dateien, Termine und Zeiten. Wer übernimmt, muss nicht erst nachfragen.
- Dein Ablauf mit Phasen und Status, so wie dein Betrieb arbeitet.
- Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung mit einem Klick aus dem Auftrag.
- Regeln wie „Wenn Angebot angenommen, dann Termin planen“ laufen von selbst.
Deine Monteure wissen, wo sie hinmüssen. Du weißt, was erledigt ist.
Du planst Einsätze per Ziehen im Projektboard und siehst Auslastung und Urlaube auf einen Blick. Deine Monteure haben Auftrag, Pläne und Material am Handy, stempeln ihre Zeit und schließen den Einsatz mit Bericht, Fotos und Unterschrift ab.
- Einsatzplanung mit Auslastung und Abwesenheiten.
- Zeiterfassung am Handy, Stunden fließen in die Rechnung.
- Berichte mit Fotos und Unterschrift, auch ohne Netz.
Vom erledigten Auftrag zum Geld auf dem Konto.
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, mit Positionen, Stunden und Material. Du siehst, was offen ist, kaava erinnert an fällige Zahlungen, und deine Steuerberatung bekommt die Daten im richtigen Format.
- E-Rechnung im Format ebInterface und XRechnung.
- Bankabgleich, offene Posten und Mahnwesen an einem Ort.
- Export für BMD, DATEV und RZL.
Du siehst jeden Morgen, was heute wichtig ist.
Dein Dashboard zeigt die Zahlen, die für deine Rolle zählen. Die Tagesübersicht meldet sich von selbst mit Rückrufen, Terminen und Aufgaben. Und in der Statistik erkennst du, welche Anfragen zu Aufträgen werden.
- Dashboard, das jede Person für sich anpasst.
- Tagesübersicht mit allem, was heute ansteht.
- Verkaufstrichter und Umsatz direkt aus deinen Daten.
Ab dem ersten Tag für deine Branche eingerichtet.
Du wählst deine Branche, und kaava bringt Ablauf, Felder und Begriffe gleich mit. Bei einer Hausverwaltung heißt der Auftrag Immobilie, bei einem PV-Betrieb führt er Schritt für Schritt von der Anfrage bis zur Inbetriebnahme. Anpassen kannst du danach alles.
Energie und Umwelt
- Photovoltaik und Solar
- Wärmepumpe und Heiztechnik
- Elektromobilität und Ladeinfrastruktur
- Energieberatung und Energiegemeinschaften
Handwerk und Bau
- HKLS
- Elektrotechnik
- Dachdecker und Spengler
- Zimmerei und Holzbau
- Tischlerei
- Fenster und Türen
- Metallbau und Schlosserei
- Bau und Baumeister
- Sanierung und Renovierung
- Malerei und Bodenleger
- Verputz und Fassade
- Garten- und Landschaftsbau
Planung und Technik
- Architektur und Planung
- Ingenieurbüro und Ziviltechnik
- Drohnen und Vermessung
- Sicherheits- und Gebäudetechnik
Dienstleistung und Handel
- Immobilien und Hausverwaltung
- Reinigung und Facility Management
- IT und Software
- Beratung und Agentur
- Handel und Vertrieb
Deine Branche ist nicht dabei? kaava passt sich an: eigene Felder, eigene Abläufe, eigene Datensätze.
Demo für deine Branche vereinbarenWeniger tippen, mehr erledigen.
Der KI-Assistent nimmt dir Schreibarbeit ab. Du entscheidest, welcher Anbieter deine Daten sieht, und gibst frei, bevor etwas rausgeht.
Auftrag in einem Satz
Du öffnest einen Auftrag und siehst sofort eine Kurzfassung, statt den ganzen Verlauf zu lesen.
Mail und Notiz im Entwurf
Antworten an Kunden und Notizen zu Gesprächen liegen als Entwurf bereit. Du prüfst und schickst ab.
Anrufe als Text
Aufgezeichnete Gespräche werden zu Text, damit du später nachlesen kannst, was vereinbart wurde.
Auf Wunsch nur mit Anbietern aus der EU. Und kaava lässt sich auch mit ChatGPT und Claude verbinden.
kaava arbeitet mit den Programmen, die du schon nutzt.
Deine Postfächer, deine Telefonanlage, deine Großhändler und deine Steuerberatung. kaava holt die Daten dorthin, wo du sie brauchst.
- Office
- Microsoft 365Google Workspace
- Telefonie
- 3CXAsterisk und FreePBX
- Großhandel
- GC-GruppeFrauenthal (ÖAG, SHT)Schäcke und RexelHolterDATANORMIDS Connect und OCISHK-Connect
- Anfragen
- Facebook Lead AdsVoltaluxAkoroReonicWebhooks und Zapier
- Onlineshop
- Shopify
- Steuerberatung
- BMDDATEVRZL
- KI
- MistralGoogle VertexOpenAIAnthropicChatGPT und Claude
Dein Programm fehlt? Über die offene Schnittstelle und Webhooks bindest du es selbst an. Zur Entwickler-Doku
Deine Daten bleiben in Österreich. Und sie gehören dir.
kaava läuft auf Servern der ecsnet GmbH in Freistadt, Oberösterreich. Deine Daten verlassen die EU nicht, außer du schaltest es selbst frei, zum Beispiel für einen KI-Anbieter.
Gehostet in Österreich
Deine Daten liegen in einem Rechenzentrum in Freistadt, betrieben von ecsnet. Kein Umweg über amerikanische Cloud-Dienste.
Sauber getrennt
Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten. Die Trennung sitzt direkt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
Sicher angemeldet
Zwei-Faktor-Anmeldung, Überblick über alle Sitzungen und Rechte je Rolle. Du legst fest, wer was sieht.
Zugangsdaten verschlüsselt
Passwörter für Postfächer, Großhändler und Schnittstellen speichert kaava verschlüsselt ab.
DSGVO eingebaut
Du exportierst die Daten einer Person auf Knopfdruck oder anonymisierst sie. Gelöschtes landet zuerst im Papierkorb, Rechnungen bleiben so lange erhalten, wie das Gesetz es verlangt.
Auftragsverarbeitung geregelt
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO findest du offen auf dieser Website.
Umsteigen, ohne von vorne anzufangen.
Deine Kunden, Aufträge und Unterlagen ziehen mit. Du arbeitest am ersten Tag mit deinen eigenen Daten weiter.
- Aus Excel oder einem anderen Programm: Kunden und Kontakte importierst du per Datei.
- Bei einem Wechsel aus deinem bisherigen System hilft dir das kaava-Team bei der Übernahme von Aufträgen, Belegen und Dateien.
- Deine bisherigen Nummernkreise laufen weiter, damit Rechnungsnummern lückenlos bleiben.
Dir fehlt etwas? Dann bau es dazu.
Mit Zusatzmodulen erweiterst du kaava um eigene Seiten, eigene Daten und eigene Einstellungen. Sie laufen abgeschottet, bleiben bei Updates lauffähig und lassen sich über die Modul-Bibliothek mit anderen Betrieben teilen.
npm install -g @kaava/cli
kaava init mein-modul --name "Mein Modul"
kaava deploy- Offene REST-Schnittstelle für deine eigenen Programme.
- Webhooks für alles, was von außen kommt.
- Zusatzmodule mit HTML, CSS und JavaScript, mit oder ohne Framework.
Lern kaava in einer persönlichen Demo kennen.
Du zeigst uns, wie dein Betrieb heute arbeitet, und siehst direkt, wie das in kaava aussieht. Unverbindlich und persönlich.
- Eingerichtet für deine Branche, nicht als Standard-Vorführung.
- Deine Fragen statt eines Vortrags.
- Danach weißt du, welche Module du brauchst.
Lieber direkt schreiben? office@kaava.eu
Häufige Fragen
Für welche Betriebe ist kaava gemacht?
Für Service- und Handwerksbetriebe, die Anfragen, Aufträge, Einsätze und Rechnungen an einem Ort haben wollen. Beim Start wählst du deine Branche, von Photovoltaik über Dachdecker bis Hausverwaltung, und kaava bringt den passenden Ablauf mit.
Wo liegen meine Daten?
In Österreich. kaava läuft auf Servern der ecsnet GmbH in Freistadt. Deine Daten gehen nur dann an einen Dienst außerhalb der EU, wenn du das selbst freischaltest, zum Beispiel einen KI-Anbieter.
Wie hilft mir kaava bei der DSGVO?
Du exportierst oder anonymisierst die Daten einer Person auf Knopfdruck, steuerst Rechte je Rolle, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt offen auf dieser Website.
Kann ich kaava an meine Abläufe anpassen?
Ja. Du änderst Status und Phasen im Workflow-Editor, legst eigene Felder und eigene Arten von Datensätzen an und lässt wiederkehrende Schritte mit Regeln automatisch laufen. Was dann noch fehlt, baust du als Zusatzmodul dazu.
Kann ich meine bestehenden Daten übernehmen?
Ja. Kunden und Kontakte aus Excel oder anderen Programmen importierst du per Datei. Bei einem Wechsel aus deinem bisherigen System hilft dir das kaava-Team bei der Übernahme.
Funktioniert kaava auch unterwegs?
Ja. kaava läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC, ohne Installation. Berichte mit Fotos und Unterschrift füllen deine Monteure auch ohne Netz aus, sie werden übertragen, sobald wieder Empfang da ist.
Funktioniert kaava mit meiner Telefonanlage und meinem Postfach?
kaava verbindet sich mit 3CX und Asterisk sowie mit Postfächern von Microsoft 365, Google und jedem Anbieter mit IMAP. So landen Anrufe und Mails automatisch beim richtigen Kunden.
In welchen Sprachen gibt es kaava?
Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Tschechisch, Ungarisch und Slowakisch. Angebote und Rechnungen schreibst du zusätzlich auf Italienisch, Kroatisch und Türkisch.
Was kostet kaava?
Das hängt davon ab, wie viele Personen damit arbeiten und welche Module du brauchst. In der Demo bekommst du ein Angebot, das zu deinem Betrieb passt.
Kann ich meine Daten jederzeit mitnehmen?
Ja. Deine Daten gehören dir, und du kannst sie jederzeit exportieren.
Alles verwoben. Nichts verloren.
Sieh dir an, wie dein Betrieb mit kaava läuft. In einer persönlichen Demo, eingerichtet für deine Branche.
Demo vereinbaren- Unverbindlich
- Persönlich
- Gehostet in Österreich